Do utworzenia pliku pdf służą programy instalujące się w systemie jako drukarki. Drukarkę taką widać w zakładce “Drukarki” (albo podobnej) w Panelu sterowania, mimo iż fizycznie nie mamy jej na biurku. Efektem działania takiego wirtualnego urządzenia nie jest zaś zadrukowana kartka papieru lecz plik pdf pełniący w komputerze podobną, “papierową” rolę.
Ze strony sourceforge można pobrać program zwany PdfCreator. Jest to darmowe i dość przyjemne w użyciu narzędzie. Można też oczywiście “wygóglać” sobie jakiś inny program…

Jak z tego korzystać?

To proste: Gdy mamy już gotowy do opublikowania, skończony (przynajmniej w jakimś sensie) dokument, klikamy menu “Plik” a potem “Drukuj…” (przeważnie sekwencję takich kolejnych kliknięć będę zapisywał przy użyciu takich “strzałek”: “->”). Pamiętamy, że należy “drukować” z wielokropkiem. Zamiast klikać możemy wcisnąć kombinację klawiszy [CTRL] + P], która da dokładnie ten sam efekt: otworzy się dialogowe okienko drukowania, w jego górnej części, z rozwijanej listy drukarek wybieramy PDFCreator, albo inną w zależności od zainstalowanego konwertera – wirtualnej drukarki. W okienku drukowania możemy ustawić także inne opcje (np. wydruk tylko stron parzystych, tylko nieparzystych lub tylko wybranego zakresu) i klikamy przycisk OK. Teraz powinno się otworzyć okienko samego PDFCreatora (bądź innego konwertera – zależnie od wyboru), w którymy zmieniamy lub nie zawartość różnych pól, m.in. nazwy dokumentu i czasu jego utworzenia; można też wybrać dostosowywanie rozmaitych innych opcji (przycisk “Opcje”) albo zaakceptować wszystkie wartości podane domyślnie przez narzędzie. Na końcu klikamy “OK” i po ostatnim już pytaniu o miejsce, w którym ma być zapisany plik, cieszymy się efektem.

Oczywiście tę metodę można wykorzystać do wydruku wszystkiego, co drukować się daje: stron internetowych, arkuszy Excel, prezentacji itd. itp.